Administración de las Tecnologías de Información

Al hablar de la tecnología de la información (TI) nos referimos a todas aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones.

La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten.

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema deinformación de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manerainmediata o a largo plazo. En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

ECONOMIA DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

La tendencia de la economía de la tecnología de la información a evolucionar eta avanzando aun ritmo inesperado y se estima que esto continúe durante todavía un lapso de dos décadas. El incremento de funciones y la reducción de los costos posibilitaran nuevas y más importantes aplicaciones de la tecnología de la información, lo cual permitirá que las organizaciones mejoren su eficiencia y su eficacia. Debido al incremento de este nuevo potencial se hace más difícil obtener una imagen real de los beneficios relativos a los costos asociados.

A la tasa actual de crecimiento en el poder del computo, las organizaciones tendrán la oportunidad de comprar por el mismo precio, el doble del poder de procesamiento en 1 y medio años, cuatro veces el poder en tres años, ocho veces el poder en 4 y medio años, et. Otra forma de decir esto corresponde a que la razón razón – precio – desempeño continuara disminuyendo exponencialmente.

¿Cuál es el significado de lo anterior en términos económicos? En primer lugar, casi todas las organizaciones efectuaran la mayor parte de las funciones existentes a un costo decreciente conforme pase el tiempo y por ello se volverán mas eficientes. En segundo lugar, las organizaciones creativas encontrara nuevos usos para la tecnología de la información con base en el mejoramiento de la razón-precio-desempeño y de ese modo se volverán mas eficaces.

La tecnología de la información se convertirá en un factor incluso importante en la producción y distribución de casi todo producto y servicio y estará incorporada físicamente en muchos productos, incluyendo artículos comunes de poca tecnología. Estos productos y servicios, nuevos y mejorados, proporcionaran una ventaja competitiva a las organizaciones que tienen la creatividad para explotar el poder creciente de la tecnología de la información.

La flexibilidad y las funciones crecientes para tomar mejores decisiones son algunos ejemplos de beneficios intangibles – factores que son importantes pero difíciles de expresarse en valores monetarios - . Estas tendencias dificultan la identificación y la evaluación de los verdaderos impactos financieros de los proyectos de la tecnología de la información.

La alternativa a la reducción de costos es el incremento de las utilidades y la creación de mejores productos mediante la tecnología de la información. Las organizaciones también están usando esta misma tecnología para realizar su mercadotecnia y proporcionar su servicio a l cliente con mayor eficacia. En contraste con el simple desplazamiento de los costos, pero similar a la reingeniería, muchos de los beneficios de los mejores productos y servicios son intangibles y se vuelve difícil cuantificarlos objetivamente.

Las discrepancias entre las medidas de la inversión en la tecnología de la información y las medidas de la producción total a escala nacional se describen como la “la paradoja de la productividad. Para comprender la paradoja, primero necesitamos comprender este concepto. Los economistas definen la productividad como la producción dividida por los gastos. A través de sus estudios los economistas han investigado el tema de la productividad extensamente y durante los últimos años han generado una gran variedad de explicaciones posibles acerca de la aparente paradoja. A continuación se hace una agrupación de las tres categorías las cuales se explican a pequeño detalle.

• Los problemas con los datos o los análisis ocultan las ganancias en la productividad.- los números de la productividad son solo tan buenos como los datos que se utilizan en sus cálculos, todos sabemos que es necesario cierto tiempo para aprender a usar un software nuevo: la productividad, en realidad, disminuye durante el periodo de un año o más. La tecnología de la información incrementa la productividad y el valor para los consumidores, pero que no aumenta la rentabilidad organizacional.
  
• Las ganancias provenientes de la tecnología de la información compensan con pérdidas en otras áreas.- La comprensión de pérdidas también puede ocurrir dentro de las organizaciones. Si se considera una situación en la que una organización instala un nuevo sistema de computadora que hace posible incrementar la producción por empleado y la organización reduce su personal de producción pero incrementa el número de los empleados en las funciones de supervisión improductivas, las ganancias de productividad provenientes de la tecnología de la información se dispersan.
  

Las ganancias de la productividad por la tecnología de la información compensan con los costos o las pérdidas.- Las evaluaciones deben incluir los cambios en las entradas especialmente la mano de obra, a lo largo del ciclo de vida total, incluso en aquellos proyectos que no se ponen en práctica. Estas entradas necesitan incluir no solo la mano de obra directa que se requiere para desarrollar y operar los sistemas, sino también la indirecta y otros costos que se requieren para mantener el sistema. A continuación se muestran algunos ejemplos de los factores que reducen la productividad.

• Costos de apoyo
• Tiempo desperdiciado
• Problema de desarrollo del software
• Mantenimiento del software
• Sistemas incompatibles e impedimentos
  

En un grado extremo, estos factores descompensantes de la productividad reflejan problemas relacionados con la administración de la tecnología de la información, más que con las mismas tecnologías.

La tecnología de la información, es en gran medida, una parte de este problema, ya que se esta convirtiendo en un componente importante de casi todo lo que las organizaciones realizan (incluyendo el uso de hojas de calculo para analizar las decisiones de asignación de recursos). La gran velocidad en el cambio contribuye a la dificultad de tomar decisiones acerca de la tecnología de la información. Las tecnologías mas recientes ofrecen funciones que son muy diferentes de lo que esta disponible en la actualidad y vuelven obsoletas las tecnologías existentes. Un problema fundamental en la evaluación de la tecnología de la información es que muchos de sus beneficios resultan intangibles: son reales e importantes, pero no es fácil estimar su valor con precisión. Una manera de estimar el valor de la información para la toma de decisiones más complejas consiste en experimentar, comparar decisiones con y sin información, ya sea en situaciones reales o en experimentos de laboratorio que simulan algunos de los procesos de decisión. La alternativa restante es que los responsables de tomar las decisiones estimen de un modo subjetivo el valor de la información. Esas personas están más familiarizadas con el problema y son las que tiene más que perder al tomar una mala decisión. Las decisiones de automatizar o no, constituyen una decisión de inversión de capital, la cual puede estudiarse mediante análisis de costo-beneficio que comparan el valor total de los beneficios con los costos asociados.

La solución más directa a este problema consiste en efectuar estimaciones aproximadas de los valores monetarios de todos los beneficios intangibles y luego efectuar el análisis financiero. La simplicidad de este planteamiento es atractiva, pero en muchos casos resultan debatibles las suposiciones que se utilizan en estas estimaciones.

Un planteamiento para evaluar la infraestructura se centra en medios objetivos del desempeño conocidas como marcas de referencia, las cuales a menudo se obtienen a partir de asociaciones comerciales dentro de una industria o de firmas de consultoría.

El método de la economía de la información es similar al concepto de los factores críticos de éxito en cuanto a que se centra en los objetivos claves de la organización. La economía de l información incorpora la técnica familiar de las metodologías de calificaciones, las cuales se utilizan con frecuencia en situaciones de evaluación.

Aunque es difícil medir con precisión los costos totales de la tecnología de la información, las organizaciones pueden seguir utilizando los sistemas contables para influir en el uso de dichas tecnologías en la organización, en direcciones deseables. Las grandes organizaciones generalmente requieren unidades individuales de operación y de apoyo para crear presupuestos anuales y justificar las desviaciones. Los servicios del departamento de sistemas de información central representan un elemento presupuestal importante para ala mayor parte de esta subunidades, de modo que la manera en la que cobren estos servicios influirá en cuanto lo usen.

La tecnología de la información es difícil de manejar. Un síntoma de este problema consiste en la tendencia a dejar que cualquiera maneje la tecnología de la información mediante la subcontratación. Otro síntoma se refiere a la alta proporción de proyectos de desarrollo de sistemas de información que o fallan por completo o fracasan en el cumplimiento de algunos de los objetivos originales relativos a las características, el tiempo de desarrollo o costo. A continuación se mencionan algunos de los diversos tipos de fracasos: fracaso completo, abandono, graduación baja y exceso.

La tecnología de la información tiene ciertas características que la distinguen, al igual que se economía, de otros aspectos del mundo de las organizaciones. En consecuencia, la tecnología de la información requiere prácticas administrativas que resultan mas efectivas que, y en algunos casos diferentes de, aquellas que son adecuadas para actividades que no se relacionan con ella. Los administradores necesitan estar conscientes y tener respuestas para los aspectos como crecimiento y cambio constante, cambio de los beneficios tangibles a intangibles, no es algo seguro, costo indirecto, riesgo, subcontratación, y aumento de utilidades.

Con estas características que se mencionan de la cambiante economía de la tecnología de la información se da a conocer que conforme la tecnología avance la economía de dicho ramo será inestable ya que sus cambios se reflejan de una manera tan intangible que solo puede apreciarse con un análisis de estudio por medio de las horas de trabajo que cada empleado desempeña y cuanto afecta el inducir un sistema nuevo ya sea en una organización o en una empresa.

Es posible que se puedan presentar diversos métodos para definir al economía de la tecnología de la información pero no es difícil describirla en si misma ya que es un factor totalmente cambiante en cuanto a la misma tecnología, en cambio esto proporciona una mayor ventaja a las organizaciones que se encuentran actualmente en los mas alto del mercado ya que esto les refleja un gran numero de compradores de su mismo producto o de sus servicios, además se genera el termino de subcontratación atreves de la tan cambiante tecnología esto nos ayuda a reducir costos y hace posible que las organizaciones concentren sus esfuerzos de administración de la tecnología relacionados con sus competidores.

A medida que la capacidad de hardware continua creciendo a una tasa exponencial los costos de la misma se mantendrán en el mismo nivel que antes, para lo cual resultara difícil redefinir una economía de la tecnología de la información lo cual seguirá generando expectativas en cuanto a las miradas de inversión de muchas organizaciones.
Por consecuencia las organizaciones que han invertido cantidades enormes de dinero en la tecnología de la información, les resultara difícil demostrar que este gasto se ha estado incrementando.

Una de las alternativas para reducir los costos de la tecnología de la información es la subcontratación la cual hace posible que las organizaciones concentren todos sus esfuerzos de administración en aspectos relacionados con sus competencias medulares.

Aunque parezca un poco increíble algunas de las empresas de mayor participación en el mercado están experimentando un diminuto pero significativo aumento de utilidades en cuanto a lo especulado por algunos expertos, lo cual les proporciona una mayor ventaja en cuanto a su competitividad tecnológica y financiera.

Las principales medida para tomar en cuenta a la tecnología como una competencia será primero analizar: el valor de la información, verificar el costo-beneficio de los proyectos de automatización y la asignación de marcas de referencia al desempeño de la infraestructura de la misma tecnología de la información.

Tecnologías de información para la administración
Pags. 661 – 707.
Turban, Efraín; Malean, Ephraim; Wetherbe, James
Compañía editorial continental 2001.